هنگام مرتب سازی داده ها در اکسل، ممکن است با نیاز به مرتب سازی داده ها در چندین ستون به طور همزمان مواجه شوید. امروز به شما خواهم گفت که چگونه این کار را انجام دهید.
به عنوان مثال، بیایید جدولی را در نظر بگیریم که حاوی لیستی از محصولات با هزینه و تاریخ انقضا است. وظیفه مرتب سازی محصولات به ترتیب حروف الفبا و تاریخ انقضا است.
تمام سلول های جدول را که مرتب سازی را برای آنها اعمال خواهیم کرد انتخاب کنید. در مورد ما، شما به سادگی می توانید روی هر سلولی در محدوده بایستید. بعد در برگه خانهروی نماد کلیک کنید مرتب سازی و فیلتر کردنو از منوی کشویی مورد را انتخاب کنید مرتب سازی سفارشی.
پنجره تنظیمات مرتب سازی باز می شود. اولین کاری که باید انجام دهید این است که چک باکس را علامت بزنید داده های من حاوی سرصفحه هستند. این تنظیم به شما امکان می دهد ردیف اول را از محدوده حذف کنید و در فیلترهای بعدی شرکت نکنید.
اکنون ستون هایی را اضافه می کنیم که مرتب سازی بر اساس آنها انجام می شود. اولین مورد، در مورد ما، ستون است محصولات. در زمینه مرتب سازیما به نمایش می گذاریم معنیو نصب کنید سفارشاز جانب A تا Z.
اکنون محصولات ابتدا بر اساس ستون اول و علاوه بر آن توسط ستون دوم مرتب می شوند. در این مورد، مرتب سازی دوم بر روی اول تأثیر نمی گذارد. به همین ترتیب می توانید بر اساس ستون های بیشتری مرتب کنید.
به هر حال، مرتب سازی بر اساس ردیف ها نیز قابل انجام است. نحوه انجام این کار را در درس بعدی به شما خواهم گفت.
در دو درس قبلی موارد تکراری را حذف کردیم. می توانید در این مورد نیز بخوانید. در این درس اجرا خواهیم کرد جستجوی تکراری.
در این درس به شما خواهم گفت که چگونه به هر صفحه اکسل یک هدر اضافه کنید. اگر با میزهای بزرگ کار می کنید این ممکن است ضروری باشد. معمولاً هنگام چاپ آنها اسنادی با تعداد صفحات زیاد تولید می شود و برای سهولت کار با آنها لازم است سرفصل جدول در هر برگه ذخیره شود.
در این درس به شما خواهم گفت که چگونه علامت مثبت یا صفر را قبل از یک عدد در ابتدای یک سلول در اکسل قرار دهید. بیایید شرایطی را تصور کنیم که در آن باید شماره تلفنی را در یک سلول با قالب "+7 987..." وارد کنید. به طور معمول، اکسل به سادگی این علامت مثبت را حذف می کند.
برای سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده ها در یک لیست، از دستور Sort استفاده کنید. مرتب سازی به شما امکان می دهد رکوردها را به ترتیب خاصی بر اساس مقادیر یک یا چند ستون مرتب کنید یا ستون ها را بر اساس مقادیر در ردیف ها مرتب کنید.
سه نوع مرتب سازی وجود دارد:
- به ترتیب صعودی
- به ترتیب نزولی
- به ترتیب سفارشی
مرتب کردن لیست صعودی به معنای مرتب کردن لیست به ترتیب: 0 تا 9، فاصله ها، نمادها، حروف A به Z یا A به Z، و نزولی - به ترتیب معکوس است. ترتیب مرتب‌سازی سفارشی توسط کاربر در کادر محاوره‌ای «گزینه‌ها» در تب «لیست‌ها» مشخص می‌شود که با دستور «Options» در منوی «ابزار» باز می‌شود و این ترتیب مرتب‌سازی در «گزینه‌های مرتب‌سازی» نمایش داده می‌شود. کادر محاوره ای (شکل 1).
برنج. 1.
برای نمایش کادرهای محاوره ای "محدوده مرتب سازی"، "گزینه های مرتب سازی" و انتخاب ترتیب مرتب سازی ستون ها یا ردیف ها، باید یک سلول لیست را انتخاب کنید و دستور "داده ها" - "مرتب سازی" را اجرا کنید. پنجره «محدوده مرتب‌سازی» روی صفحه ظاهر می‌شود، وقتی روی دکمه «گزینه‌ها» در آن کلیک کنید، پنجره «گزینه‌های مرتب‌سازی» ظاهر می‌شود.
در پنجره «گزینه‌های مرتب‌سازی» (شکل 2)، از فهرست «مرتب‌سازی بر اساس کلید اصلی»، می‌توانید ترتیب مرتب‌سازی سفارشی را انتخاب کنید، و همچنین سوئیچ «مرتب‌سازی» را روی موقعیت: «ردیف‌های محدوده» یا «محدوده» تنظیم کنید. ستون ها".
برنج. 2.
در پنجره «مرتب‌سازی محدوده» (شکل 3)، می‌توانید سوئیچ را روی موقعیت «صعودی» یا «نزولی» تنظیم کنید و همچنین موقعیت سوئیچ شناسایی محدوده داده را انتخاب کنید.
برنج. 3.
اگر امضاها مطابق با الزامات فوق فرمت شوند، سوئیچ به طور پیش فرض روی "امضا" تنظیم می شود. علاوه بر این، در لیست‌های Sort By، سپس By و Last By، می‌توانید سرصفحه‌های ستون را برای مرتب‌سازی انتخاب کنید. بنابراین، رکوردها را می توان بر اساس یک، دو یا سه ستون مرتب کرد.
مرتب‌سازی فوری رکوردها بر اساس یک ستون با انتخاب یک سلول در آن با کلیک کردن روی دکمه «مرتب‌سازی صعودی» یا «مرتب‌سازی نزولی» در نوار ابزار استاندارد انجام می‌شود. در نتیجه، ویرایشگر ورودی‌ها را مطابق با ترتیب انتخاب شده مجدداً مرتب می‌کند.
الگوریتم مرتب سازی رکوردها بر اساس یک ستون به شرح زیر است:
- سلولی را در لیستی که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید.
- دستور "داده ها" - "مرتب سازی" را اجرا کنید، کادر محاوره ای "محدوده مرتب سازی" باز می شود.
- در لیست "مرتب سازی بر اساس"، عنوان ستونی را که بر اساس آن مرتب می کنید انتخاب کنید.
- نوع مرتب سازی "صعودی" یا "نزولی" را انتخاب کنید.
شکل‌های 4 و 5 بخش‌هایی از فهرست را قبل از مرتب‌سازی و پس از مرتب‌سازی «صعودی» با یک ستون «شماره انبار» نشان می‌دهند.
برنج. 4.
برنج. 5.
هنگام مرتب سازی یک لیست بر اساس چندین ستون، ردیف هایی با مقادیر یکسان در اولین ستون مرتب شده (مرتب سازی بر اساس) به ترتیب تعیین شده توسط هدر مشخص شده در لیست سپس توسط و ردیف هایی با مقادیر یکسان در فهرست مرتب می شوند. دو ستون اول مرتب شده بر اساس عنوان مشخص شده در لیست "Last By" مرتب شده اند. به عبارت دیگر، ستون‌های مشخص‌شده در لیست‌های Next By و Last By بر ترتیب مرتب‌سازی ستون اول تأثیر نمی‌گذارند، بلکه فهرست مرتب‌شده را ابهام می‌کنند.
الگوریتم مرتب سازی رکوردها بر اساس دو یا چند ستون به شرح زیر است
- یک سلول در لیست انتخاب کنید.
- یک عنوان را برای مرتب سازی از لیست "مرتب سازی بر اساس" انتخاب کنید و ترتیب مرتب سازی را روی "صعودی" یا "نزولی" تنظیم کنید.
- لیست «سپس توسط» را باز کنید، سرصفحه ستون دیگری را مرتب کنید و مرتب سازی را روی «صعودی» یا «نزولی» تنظیم کنید.
- لیست "آخر توسط" را گسترش دهید و عنوان ستون سوم را برای مرتب سازی انتخاب کنید و مرتب سازی را به صورت "صعودی" یا "نزولی" مشخص کنید.
- برای انجام مرتب سازی روی OK کلیک کنید.
الگوریتم مرتب سازی داده ها بر اساس ردیف
برای تنظیم مجدد ستون ها در یک لیست، باید بر اساس مقادیر موجود در ردیف ها مرتب سازی کنید:
- یک سلول را در لیست قابل مرتب سازی مشخص کنید.
- در منوی "داده"، دستور "مرتب سازی" را انتخاب کنید.
- در پنجره مرتب سازی محدوده، روی دکمه Options کلیک کنید.
- دکمه رادیویی Sort را روی Range Columns قرار دهید و روی OK کلیک کنید.
- در پنجره Sort Range، ردیف‌هایی را که می‌خواهید ستون‌ها را در فهرست‌های Sort By، سپس By، یا Last By مرتب کنید، انتخاب کنید.
- برای مرتب سازی روی OK کلیک کنید
در برخی موارد، باید فهرست‌ها را به ترتیب غیر استاندارد مرتب کنید، مانند مرتب‌سازی داده‌ها بر اساس ماه به ترتیب تقویم، یا مرتب‌سازی رکوردها به ترتیب ایجاد شده توسط کاربر. ایجاد یک سفارش سفارشی در پنجره "Parameters" در برگه "Lists" انجام می شود که می تواند با دستور "Tools" - "Options" فراخوانی شود. ترتیب مرتب سازی سفارشی را فقط می توان برای سرفصل ستون مشخص شده در لیست کشویی مرتب سازی بر اساس اعمال کرد
الگوریتم مرتب سازی به ترتیب سفارشی
- یک سلول در لیست انتخاب کنید.
- در منوی "داده"، دستور "مرتب سازی" را انتخاب کنید.
- هدر ستون را برای مرتب سازی از لیست "مرتب سازی بر اساس" انتخاب کنید.
- سوئیچ را در موقعیت "صعودی" یا "نزولی" قرار دهید.
- روی دکمه "گزینه ها" کلیک کنید؛
- در لیست کشویی "مرتب سازی بر اساس کلید اول"، ترتیب مرتب سازی مورد نظر را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.
- در پنجره Sort Range روی OK کلیک کنید تا مرتب سازی کامل شود.
برای راحتی کار با مقادیر زیادی داده در جداول، آنها به طور مداوم باید بر اساس یک معیار خاص سازماندهی شوند. علاوه بر این، برای تحقق اهداف خاص، گاهی اوقات به کل آرایه داده ها نیاز نیست، بلکه فقط به ردیف های جداگانه نیاز است. بنابراین، برای اینکه در حجم عظیم اطلاعات سردرگم نشوید، یک راه حل منطقی سازماندهی داده ها و فیلتر کردن آن از نتایج دیگر خواهد بود. بیایید دریابیم که چگونه داده ها را در Microsoft Excel مرتب و فیلتر کنیم.
مرتب سازی یکی از راحت ترین ابزارها هنگام کار در مایکروسافت اکسل است. با استفاده از آن، می توانید ردیف های جدول را به ترتیب حروف الفبا، با توجه به داده هایی که در سلول های ستون است، مرتب کنید.
می توانید داده ها را در مایکروسافت اکسل با استفاده از دکمه "مرتب سازی و فیلتر" که در برگه "صفحه اصلی" روی نوار در بلوک ابزار "ویرایش" قرار دارد، مرتب کنید. اما ابتدا باید روی هر سلولی از ستونی که قرار است بر اساس آن مرتب سازی کنیم کلیک کنیم.
به عنوان مثال، در جدول زیر، کارکنان باید بر اساس حروف الفبا مرتب شوند. به هر سلولی در ستون "Name" بروید و روی دکمه "Sort and Filter" کلیک کنید. برای مرتب‌سازی نام‌ها بر اساس حروف الفبا، «مرتب‌سازی از A به Z» را از لیست ظاهر شده انتخاب کنید.
همانطور که می بینید، تمام داده های جدول بر اساس فهرست الفبایی نام خانوادگی مرتب شده اند.
برای مرتب سازی به ترتیب معکوس، در همان منو، دکمه مرتب سازی از Z به A را انتخاب کنید.
لیست به ترتیب معکوس بازسازی شده است.
لازم به ذکر است که این نوع مرتب سازی فقط برای فرمت داده های متنی نشان داده شده است. به عنوان مثال، با یک قالب عددی، مرتب‌سازی به صورت «از حداقل به حداکثر» (و بالعکس) و با قالب تاریخ - «از قدیمی به جدید» (و بالعکس) مشخص می‌شود.
مرتب سازی سفارشی
اما، همانطور که می بینیم، با این نوع مرتب سازی بر اساس یک مقدار، داده های حاوی نام همان شخص در محدوده به ترتیب تصادفی مرتب می شوند.
اما اگر بخواهیم اسامی را بر اساس حروف الفبا مرتب کنیم، اما به عنوان مثال، اگر نام مطابقت دارد، مطمئن شوید که داده ها بر اساس تاریخ مرتب شده اند، چه باید کرد؟ برای انجام این کار، و همچنین استفاده از برخی ویژگی‌های دیگر، همه در همان منوی «مرتب‌سازی و فیلتر»، باید به آیتم «مرتب‌سازی سفارشی...» برویم.
پس از این، پنجره تنظیمات مرتب سازی باز می شود. اگر جدول شما دارای هدر است، مطمئن شوید که در این پنجره یک علامت در کنار گزینه "داده های من حاوی سرصفحه ها" وجود دارد.
در قسمت "Column" نام ستونی را که مرتب سازی توسط آن انجام می شود را مشخص کنید. در مورد ما، این ستون "Name" است. فیلد «مرتب‌سازی» نشان می‌دهد که بر اساس چه نوع محتوا مرتب‌سازی می‌شود. چهار گزینه وجود دارد:
- ارزش های؛
- رنگ سلولی؛
- رنگ فونت؛
- نماد سلول
اما، در اکثریت قریب به اتفاق موارد، از آیتم "ارزش ها" استفاده می شود. به صورت پیش فرض تنظیم شده است. در مورد ما نیز از این نقطه خاص استفاده خواهیم کرد.
در ستون "Order" باید مشخص کنیم که داده ها به چه ترتیبی مرتب می شوند: "از A تا Z" یا بالعکس. مقدار "از A تا Z" را انتخاب کنید.
بنابراین، ما مرتب سازی بر اساس یکی از ستون ها را تنظیم کرده ایم. برای پیکربندی مرتب سازی بر اساس ستون دیگر، روی دکمه "افزودن سطح" کلیک کنید.
مجموعه دیگری از فیلدها ظاهر می شود که برای مرتب سازی بر اساس ستون دیگری باید پر شوند. در مورد ما، طبق ستون "تاریخ". از آنجایی که قالب تاریخ در این سلول ها تنظیم شده است، در قسمت "Order" مقادیر "از A تا Z"، بلکه "از قدیمی به جدید" یا "از جدید به قدیمی" را تنظیم می کنیم.
به همین ترتیب، در این پنجره می توانید در صورت لزوم مرتب سازی بر اساس ستون های دیگر را به ترتیب اولویت پیکربندی کنید. پس از اتمام تمام تنظیمات، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، اکنون در جدول ما تمام داده ها، اول از همه، بر اساس نام کارمندان، و سپس بر اساس تاریخ پرداخت مرتب شده اند.
اما این همه امکانات مرتب سازی سفارشی نیست. در صورت تمایل، در این پنجره می توانید مرتب سازی را نه بر اساس ستون ها، بلکه بر اساس ردیف ها پیکربندی کنید. برای انجام این کار، بر روی دکمه "گزینه ها" کلیک کنید.
در پنجره گزینه های مرتب سازی که باز می شود، سوئیچ را از موقعیت "ردیف های محدوده" به موقعیت "ستون های محدوده" منتقل کنید. بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
حال به قیاس مثال قبلی می توانید داده ها را برای مرتب سازی وارد کنید. داده ها را وارد کرده و روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، پس از این، ستون ها با توجه به پارامترهای وارد شده جای خود را عوض کرده اند.
البته برای جدول ما که به عنوان مثال در نظر گرفته شد، استفاده از مرتب سازی با تغییر مکان ستون ها کاربرد خاصی ندارد، اما برای برخی از جداول دیگر این نوع مرتب سازی می تواند بسیار مناسب باشد.
فیلتر کنید
علاوه بر این، مایکروسافت اکسل دارای یک عملکرد فیلتر داده است. این به شما امکان می دهد فقط داده هایی را که لازم می دانید قابل مشاهده بگذارید و بقیه را پنهان کنید. در صورت لزوم، داده های پنهان همیشه می توانند به حالت قابل مشاهده برگردند.
برای استفاده از این عملکرد، روی هر سلول جدول (ترجیحاً در هدر) بایستید، دوباره روی دکمه «مرتب‌سازی و فیلتر» در بلوک ابزار «ویرایش» کلیک کنید. اما، این بار، در منوی ظاهر شده، مورد «فیلتر» را انتخاب کنید. همچنین می توانید به سادگی کلیدهای ترکیبی Ctrl+Shift+L را به جای این اعمال فشار دهید.
همانطور که می بینید، در خانه هایی با نام تمام ستون ها، نمادی به شکل مربع ظاهر می شود که یک مثلث معکوس در آن حک شده است.
روی این نماد در ستونی که می خواهیم فیلتر کنیم کلیک کنید. در مورد ما، ما تصمیم گرفتیم با نام فیلتر کنیم. به عنوان مثال، ما باید داده های تنها کارمند نیکولایف را بگذاریم. بنابراین، ما چک مارک ها را از نام سایر کارمندان حذف می کنیم.
پس از اتمام مراحل، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، فقط ردیف هایی با نام کارمند نیکولایف در جدول باقی مانده است.
بیایید کار را پیچیده کنیم و فقط داده های مربوط به نیکولایف برای سه ماهه سوم 2016 را در جدول بگذاریم. برای انجام این کار، روی نماد در سلول "تاریخ" کلیک کنید. در لیستی که باز می شود، علامت ماه های "مه"، "ژوئن" و "اکتبر" را بردارید، زیرا آنها به سه ماهه سوم تعلق ندارند و روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینید، فقط داده های مورد نیاز ما باقی می ماند.
برای حذف فیلتر برای یک ستون خاص و نمایش داده های پنهان، دوباره روی نماد واقع در سلول با عنوان این ستون کلیک کنید. در منوی باز شده بر روی آیتم «حذف فیلتر از...» کلیک کنید.
اگر می‌خواهید فیلتر را برای کل جدول تنظیم مجدد کنید، باید روی دکمه «مرتب‌سازی و فیلتر کردن» روی نوار کلیک کنید و مورد «پاک کردن» را انتخاب کنید.
اگر نیاز به حذف کامل فیلتر دارید، مانند هنگام راه‌اندازی آن، باید مورد «فیلتر» را در همان منو انتخاب کنید یا میانبر صفحه کلید Ctrl+Shift+L را تایپ کنید.
علاوه بر این، لازم به ذکر است که پس از فعال کردن عملکرد «فیلتر»، وقتی روی نماد مربوطه در سلول‌های سرصفحه جدول کلیک می‌کنید، توابع مرتب‌سازی که در بالا به آن پرداختیم در منوی ظاهر می‌شوند: «مرتب‌سازی از A به Z، "مرتب سازی از Z به A"، و "مرتب سازی بر اساس رنگ".
میز هوشمند
مرتب‌سازی و فیلتر کردن را می‌توان با تبدیل ناحیه داده‌ای که با آن کار می‌کنید به یک جدول به اصطلاح هوشمند فعال کرد.
دو راه برای ایجاد یک میز هوشمند وجود دارد. برای استفاده از اولین آنها، کل قسمت جدول را انتخاب کرده و با قرار گرفتن در تب "Home"، روی دکمه "Format as table" روی نوار کلیک کنید. این دکمه در بلوک ابزار "Styles" قرار دارد.
پس از این، یک کادر محاوره ای باز می شود که در آن می توانید مختصات جدول را تغییر دهید. اما، اگر قبلاً منطقه را به درستی انتخاب کرده اید، دیگر نیازی به انجام کار دیگری ندارید. نکته اصلی این است که مطمئن شوید در کنار پارامتر "جدول با هدر" یک علامت وجود دارد. بعد، فقط روی دکمه "OK" کلیک کنید.
اگر تصمیم به استفاده از روش دوم دارید، باید کل منطقه جدول را نیز انتخاب کنید، اما این بار به برگه "درج" بروید. در اینجا، روی روبان در بلوک ابزار "Tables"، روی دکمه "Table" کلیک کنید.
پس از این، مانند دفعه قبل، پنجره ای باز می شود که می توانید مختصات قرارگیری جدول را تنظیم کنید. بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
صرف نظر از اینکه از کدام روش برای ایجاد یک "جدول هوشمند" استفاده می کنید، در نهایت با جدولی در سلول های سرصفحه مواجه خواهید شد که نمادهای فیلتری که قبلا توضیح دادیم قبلا نصب شده اند.
وقتی روی این نماد کلیک می‌کنید، تمام عملکردهای مشابه زمانی که فیلتر را به روش استاندارد از طریق دکمه «مرتب‌سازی و فیلتر» راه‌اندازی می‌کنید، در دسترس خواهند بود.
همانطور که می بینید، ابزار مرتب سازی و فیلتر کردن، در صورت استفاده صحیح، می تواند کار با جداول را برای کاربران بسیار آسان کند. اگر جدول حاوی آرایه بسیار بزرگی از داده ها باشد، مسئله استفاده از آنها به ویژه مهم می شود.
اکسل به شما امکان می دهد داده ها را با توجه به پارامترهای مختلف تجزیه و تحلیل کنید. یک عنصر داخلی تجزیه و تحلیل مرتب سازی است. برای اینکه عنصر کار کند، اطلاعات باید در قالب یک لیست ارائه شود که به روشی خاص قالب بندی شده است.
داده های جدول در ردیف ها و ستون ها توزیع می شود. ستون ها حاوی مقادیری از همان نوع هستند. اعداد، تاریخ، متن. اما مخلوط نیست. در صورت وجود سطر یا ستون خالی، مرتب سازی کار نخواهد کرد.
مرتب سازی داده ها در اکسل
در اکسل، می توانید لیست ها را سازماندهی کنید:
- صعودی؛
- نزولی؛
- با توجه به پارامترهای مشخص شده توسط کاربر (بر اساس روزهای هفته، ماه ها و غیره).
مرتب سازی صعودی به معنای مرتب کردن داده ها است:
- از 0 تا 9؛
- از A تا Z؛
- از A تا Z.
نزولی - به ترتیب معکوس.
برای فراخوانی ترتیب مرتب سازی سفارشی، باید دنباله زیر را انجام دهید: "داده" - "مرتب سازی" - "سفارش" - "لیست سفارشی". منویی مانند این ظاهر می شود.
چگونه داده های جدول اکسل را بر اساس ستون مرتب کنیم؟
ما یک جدول آموزشی با لیستی از کارمندان و حقوق داریم:
بیایید حقوق را به ترتیب نزولی، از بالاترین به پایین‌ترین مرتبه‌سازی کنیم. ستون مورد نظر را انتخاب کنید - دکمه سمت راست ماوس - گزینه مرتب سازی - از حداکثر مقدار به حداقل مقدار - را وارد کنید:
محدوده مرتب سازی به طور خودکار گسترش می یابد. اینطور معلوم می شود:
چگونه در اکسل به ترتیب صعودی مرتب کنیم؟
ستون را انتخاب کنید - دکمه سمت راست ماوس - این بار نشان می دهد: از مقدار حداقل به مقدار حداکثر.
نتیجه:
چگونه در اکسل بر اساس حروف الفبا مرتب کنیم؟
ستون را با نام خانوادگی انتخاب کنید - دکمه سمت راست ماوس - انتخاب کنید: مرتب سازی سفارشی.
"مرتب سازی بر اساس" - نام ستونی را انتخاب کنید که مقادیر آن باید بر اساس حروف الفبا مرتب شوند. ما "نام کامل" داریم. در مرتب سازی، ما انتخاب می کنیم که ابزار روی کدام پارامترها تمرکز کند. این می تواند رنگ سلول، فونت، نماد سلول باشد. در مثال ما، "مقادیر" (تجزیه و تحلیل مقادیر در یک سلول). "Order" - از A به Z یا از Z به A. بیایید مستقیم سفارش دهیم. روی OK کلیک کنید.
نتیجه مرتب سازی بر اساس حروف الفبا:
چگونه بر اساس تاریخ در اکسل مرتب کنیم؟
اطلاعات اولیه:
باید کالاها را بر اساس تاریخ ورودشان به انبار مرتب کنیم.
روش:
بررسی کنید که ستون تاریخ دارای قالب صحیح باشد («تاریخ»). ستون را انتخاب کنید و از قدیمی به جدید (از جدید به قدیمی) مرتب کنید.
ما از "قدیمی به جدید" را انتخاب می کنیم. مقادیر فهرست به ترتیب زمانی مرتب شده اند.
می توانید داده ها را در محدوده ای بر اساس روزهای هفته یا ماه مرتب کنید. برای انجام این کار، در منوی «مرتب سازی سفارشی»، «فهرست سفارشی» را انتخاب کنید.
داده ها را بر اساس معنی مرتب کنید
فرض کنید اطلاعات جدول باید بر اساس موقعیت، رتبه نظامی، گواهینامه ها، مشتریان و محصولات، بسته به اهمیت آنها برای یک شرکت خاص و غیره توزیع شود. برای این منظور، لیست های سفارشی وجود دارد که می توانید خودتان ایجاد کنید.
در منوی «فهرست سفارشی»، فهرست جدیدی را انتخاب کنید. ما یک سلسله مراتب از هر شی را تشکیل می دهیم. جداکننده ها می توانند کاما یا کلید Enter باشند.
هنگامی که اشیاء سلسله مراتبی وارد شدند، روی "افزودن" کلیک کنید.
و در اینجا نتیجه مرتب سازی جدول تمرین بر اساس موقعیت است:
مرتب سازی داده ها بر اساس چندین ستون
اگر می خواهید اطلاعات را بر اساس شرایط مختلف در ستون های مختلف مرتب کنید، از منوی فهرست سفارشی استفاده کنید. یک دکمه "افزودن سطح" وجود دارد.
داده های جدول بر اساس چندین پارامتر مرتب می شوند. در یک ستون، به عنوان مثال، به ترتیب صعودی. در دیگری ("سپس توسط...") - بر اساس حروف الفبا و غیره. در نتیجه، محدوده با مرتب‌سازی پیچیده به‌صورتی که مشخص شده است، تشکیل می‌شود.
سطوح را می توان با استفاده از دکمه های "بالا" - "پایین" اضافه، حذف، کپی، تعویض کرد.
اینها ساده ترین راه ها برای مرتب سازی داده ها در جداول هستند. برای این اهداف می توان از فرمول ها استفاده کرد. ابزارهای داخلی "SMALL"، "ROW"، COUNTIF برای این اهداف مناسب هستند.
مرتب سازی در اکسل یک ویژگی داخلی تجزیه و تحلیل داده ها است.با استفاده از آن می توانید نام های خانوادگی را به ترتیب حروف الفبا قرار دهید، میانگین امتیاز متقاضیان را به ترتیب صعودی یا نزولی مرتب کنید، ترتیب ردیف ها را بسته به رنگ یا نماد و غیره تنظیم کنید. همچنین با استفاده از این تابع می توانید به سرعت ظاهری راحت به جدول بدهید که به کاربر این امکان را می دهد تا به سرعت اطلاعات لازم را پیدا کند، آن را تجزیه و تحلیل کند و تصمیم بگیرد.
ویدئویی در مورد استفاده از مرتب سازی اکسل
چه چیزی را می توانید مرتب کنید؟
اکسل می تواند داده ها را بر اساس متن (الفبایی یا بالعکس)، اعداد (صعودی یا نزولی)، تاریخ و زمان (جدید به قدیمی و بالعکس) مرتب کند. شما می توانید بر اساس یک یا چند ستون به طور همزمان مرتب کنید. به عنوان مثال، می توانید ابتدا همه مشتریان را بر اساس حروف الفبا مرتب کنید و سپس آنها را بر اساس میزان کل خریدشان مرتب کنید. علاوه بر این، اکسل می تواند بر اساس لیست های سفارشی یا بر اساس قالب (رنگ سلول، رنگ متن و غیره) مرتب شود. معمولاً مرتب‌سازی فقط توسط ستون‌ها اعمال می‌شود، اما می‌توان این تابع را برای ردیف‌ها نیز اعمال کرد.
تمام تنظیمات مشخص شده برای این گزینه با کتاب کار اکسل ذخیره می شود و به شما امکان می دهد هنگام باز کردن کتاب کار (در صورت لزوم) اطلاعات را متوسل کنید.
مرتب سازی داده ها در اکسل
مرتب سازی در اکسل را می توان به ساده و پیچیده تقسیم کرد. مرتب سازی ساده صعودی یا نزولی است.
2 نوع اصلی مرتب سازی وجود دارد - صعودی و نزولی
بنابراین، قبل از شروع، باید اکسل را باز کنید و برخی از اطلاعات را پر کنید. به عنوان مثال، می توانید 10 سلول را با اعداد از 1 تا 10 پر کنید. اکنون باید کل ستون (در این مورد، همه 10 سلول) را انتخاب کنید و "Data - Sorting" را در نوار منو انتخاب کنید. پنجره جدیدی باز می شود که در آن باید نحوه مرتب سازی اطلاعات، صعودی یا نزولی را مشخص کنید. به عنوان مثال، می توانید مورد "نزولی" را انتخاب کنید و روی دکمه "OK" کلیک کنید. اکنون اعداد از 10 به 1 خواهند رفت. می توانید دوباره پنجره مرتب سازی را باز کرده و "صعودی" را انتخاب کنید - اعداد از 1 به 10 خواهند رفت. همچنین، این روش می تواند به طور همزمان در 3 ستون انجام شود. اگر چه بهتر است چنین مرتب سازی انجام شود.
به عنوان مثال، می توانید جدولی ایجاد کنید که اطلاعات مربوط به محصول را در انبار ذخیره کند. جدول از 3 ستون تشکیل شده است: نام، رنگ، کمیت. محصولات باید به گونه ای نوشته شوند که چندین دسته مشابه وجود داشته باشد. مثلا کفش مردانه مشکی (3 مدل)، کفش مردانه قرمز (2 مدل)، کفش زنانه سفید (4 مدل) و ... است. مقدار می تواند هر باشد.
بنابراین، برای فعال کردن فیلتر خودکار، باید کل صفحه را انتخاب کنید و "داده - فیلتر - فیلتر خودکار" را در نوار منو انتخاب کنید. یک نماد کوچک باید در سلول ها با نام ستون ها (نام، کمیت و غیره) ظاهر شود و با کلیک بر روی آن، یک لیست کشویی باز می شود. وجود چنین فلشی به این معنی است که فیلتر خودکار به درستی فعال شده است. در این لیست می توانید داده ها را به ترتیب نزولی یا صعودی مرتب کنید، مشخص کنید که جدول فقط 10 مورد اول را نمایش دهد (در این مثال این گزینه کار نخواهد کرد) یا یک محصول خاص (مثلا چکمه های مردانه) را نمایش دهید. همچنین می توانید مورد "شرط" را انتخاب کنید و مشخص کنید، برای مثال، برنامه تمام محصولاتی را که تعداد آنها کمتر یا مساوی 10 است را نمایش دهد.
اگر فلش فیلتر خودکار آبی باشد، به این معنی است که این ستون قبلا مرتب شده است.
ترفندهای مرتب سازی
فرض کنید کاربر جدولی دارد که شامل ستونی با نام ماه های سال است. و هنگامی که شما نیاز به مرتب سازی آن دارید، به عنوان مثال، به ترتیب صعودی، چیزی شبیه به این می شود: آگوست، آوریل، دسامبر و غیره. اما من دوست دارم مرتب سازی به ترتیب معمول انجام شود، یعنی. ژانویه، فوریه، مارس و غیره. این را می توان با استفاده از یک تنظیم خاص برای یک برگه سفارشی انجام داد.
برای انجام این کار، باید کل جدول را انتخاب کنید، پنجره مرتب سازی را باز کنید و مورد "لیست سفارشی" را در قسمت "Order" مشخص کنید. پنجره جدیدی باز می شود که در آن می توانید دنباله ماه های مورد نظر در سال را انتخاب کنید. اگر چنین لیستی وجود ندارد (مثلاً نام ماه ها به زبان انگلیسی است)، می توانید با انتخاب گزینه "لیست جدید" آن را خودتان ایجاد کنید.
مرتب سازی داده ها اصلا سخت نیست. اما در نتیجه می توانید یک جدول یا گزارش مناسب برای مشاهده سریع اطلاعات لازم و تصمیم گیری دریافت کنید.
